Mattisholtet huseierlag
leder@mattisholtet.net
48010635
Facebook: Mattisholtet huseierlag https://www.facebook.com/groups/658313374323679/Web: http://www.mattisholtet.net/
1 av 2
Dato Ref
2018-01-31
Til Kopi
ALLE MEDLEMMER AV MATTISHOLTET
HUSEIERLAG
Innkalling til årsmøte i Mattisholtet huseierlag
1 Innkalling
Godt nytt år til alle. Det kalles med dette inn til årsmøte i huseierlaget.
Dato er: onsdag 7. mars klokken 1900
Sted: Eidsvoll Verk barneskole
2 Agenda
3 Saker til årsmøtet
Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet skal være styret i hende senest onsdag 21. februar. Forslag sendes skriftlig til leder@mattisholtet.net
Revidert saksliste blir lagt ut på lagets hjemmeside ca 1 uke før årsmøte (adresse, se headding)
1 Årsberetning
2 Regnskap 2017
3 Budsjettforslag 2018
4 Forslag til nye vedtekter
2 av 2
4 Revisjon av vedtekter
Det foregår et større arbeide i Eidsvoll kommune for formell overføring av felleseiendommer til flere av huseierlagene i Eidsvoll kommune. Dette er et arbeide som tar tid. Arbeidet søkes tilpasset og i samarbeide huseierlagene imellom. De eldre huseierlagene i kommunen har et felles utgangspunkt som er vedtatt at Eidsvoll tomteselskap 15/11-1974. Vi har hatt et nært samarbeide med Brennhaugen huseierlag og dets leder Jørun Lægeland. Vedtektene som fremlegges årsmøtet har vært på høring blant flere av huseierlagets medlemmer i siste måneder. Gjeldende vedtekter, som godkjent av årsmøtet i 2009, inneholder svært begrenset styringsinformasjon og skiller seg mye fra andre lags vedtekter. Forslaget som er vedlagt, inneholder regler for stemmegivning, oppløsning, detaljering av styre og komiteer. Målet er å lage styringsregler som reduserer usikkerhet og fortolkning og som er gjenkjennbare innen kommunen.
Forslaget til vedtekter reduserer styret med ett medlem (fjerner styremedlem) og reduserer styret til 4 medlemmer. Styret mener at dette antallet er tilstrekkelig.
Forslaget er vedlagt. Kommentarer og spørsmål til vedtektene skal gjøres før årsmøtet på epostadresse eller telefon som dere finner i headdingen. Kommentarer til vedtektene på være styret i hende senest onsdag 21. februar.
Gamle vedtekter og vedtekter til Brennhaugen og Råholt skog huseierlag finnes på våre hjemmesider for sammenligning. Vedtektsendring krever 2/3 flertall av de fremmøtte. Styreleder har dobbeltstemme.
For styret
Frank Berg
Leder Mattisholtet huseierlag
Mattisholtet huseierlag
leder@mattisholtet.net
48010635
Facebook: Mattisholtet huseierlag https://www.facebook.com/groups/658313374323679/Web: http://www.mattisholtet.net/
1 Styret
Styret har bestått av:
Leder: Frank Berg
Nestleder: Linn Gluggvasshaug
Styremedlem: Mayn Gaasøy Leganger-Krogstad
Kasserer: Odd Knutsen
Sekretær. Trine Nyengen
2 Komiteer og funksjoner Vanningskomite:
Leder:
Revisor:
Valgkomite:
Glenn Inngjerdingen
Oddvar M Hansen
Raymond Hansen
Berit E Smedsrud
Bjørg Bakken
Magnar Trondsgård
Eliana Ceballos
Det er gjennomført 4 styremøter og flere telefonmøter siden forrige årsmøte.
3 Hendelser og aktivitet 2017
3.1 Eiendomsoverføring og vedtekter
Det er gjennomført 2 møter med eiendomsavdelingen i Eidsvoll kommune. Formålet var å trekke opp linjer og forberede formell overføring av fellesområder til Mattisholtet huseierlag slik det er bestemt i Eidsvoll tomteselskap tilbake til 1974. Det har vært viktig for oss bla at overføringen ikke innebærer f.eks eiendomsskatt for beboere på Mattisholtet. Arbeidet er ikke unikt for vårt område, da det samme forgår for flere andre eldre huseierlag. Tidsplan for fysisk overføring er enda ikke satt. Et ønske fra kommunen er at huseierlagene har gjenkjennbare vedtekter. Det er
2 av 3
derfor utført et større arbeide i samarbeid med Brennhaugen huseierlag og dets leder Jørun Lægland. Utkast til nye vedtekter legges fram på årsmøtet i år for godkjennelse.
3.2 Fellesarealer - friområder
3.2.1 avskoging
Fellesarealet i vest er ferdig avskoget. Arbeidet er utført av Røsåsen skogsmaskiner iht avtalt kostnad og resultat. Styret er godt fornøyd med arbeidet, selv om det tok noe mer tid med oppryddingen enn planlagt. Årsak er knyttet til at kontraktørens avtalepartnere ikke overholdt avtale. Kontraktør ryddet opp selv noen måneder etter at dette opprinnelig var avtalt.
Avskogingen forutsetter at beboerne langs området tillegges et særlig ansvar for å holde tilveksten nede. Dette er meddelt alle beboerne som grenser opp til området
3.2.2 Sentralt fellesområde
Sentralt fellesområdet er i aktivt bruk. Spesielt av skolen og barnehagen. Det er svært populært å bruke området og Mattishuken til private tilstelninger for barn. (Barnebursdager og skole arrangementer). Styret synes det er bra med aktivitet på feltet igjen, og at aktivitet foregår uten at dette forstyrrer naboer.
3.2.3 Gressklipping
Styret har også forgående år tegnet avtale om gressklipping på fellesområdet. Kostnaden er derimot øket noe, men vi fant prisen på 7,500 kr ex mva som akseptabel. Styret er godt fornøyd med arbeidet.
3.2.4 Søppel, rydding, snø – gode hjelpere
Styret søkte kommunen om tildeling av ei ekstra kasse til hundeposer satt opp ved
Endevegen/friområde vest. Årsaken var hendelser der hundeeiere kastet fulle hundeposer ut på grasmark som benyttes til dyrefor. Kasse er kommet og montert ved på stolpe ved Endevegen. Kassen blir tømt, men styret vet ikke av hvem.
Frivillige medlemmer har bidratt aktivt med tømming av søplebøtter og bøtter for hundeposer. Medlemmer har også på eget initiativ brøytet stier og veier på fellesområder.
Ved flere anledninger har styret iverksatt til mindre dugnader og vi har alltid fått ja.
Medlemmer har også bidratt til å fjerne trær på fellesområdene for å sikre gjenvekst og hindre at råte skaper farlige situasjoner.
Her nevnes ingen navn, derved er ingen glemt. Jeg er evig takknemlig for den innsatsen dere gjør for oss alle. Takk
3.2.5 Snørydding og vegvedlikehold
Styret tegnet også i år kontrakt om snørydding på felles områdene med Vidar Snerten. Under det store snøfallet valgte Snerten å tilleggs kontrahere Knut Halvorsen da mengden snø som kom ikke var mulig å rydde på tilgjengelig tid. Uten denne hjelpen ville det tatt lengre tid før våre veier ble ryddet. Styret har ikke mottatt klager og er godt fornøyd med arbeidet.
Styret tegnet også i år avtale om vårrydding og soping/spyling av alle veier på Mattisholtet og Enevegen (også kommunale). Styret er godt fornøyd med arbeidet
Våre veger nærmer seg et tidspunkt der vedlikehold og reasfaltering er nødvendig. Vegene er besiktiget i 2017, og standarden er varierende men ikke kritisk. Det er nødvendig å forberede reasfaltering av det meste av vegene innenfor en periode på 1-3 år. Det ønskelige vil være å ta så stor som mulig andel på engang. Styret vil vurdere besiktigelse og anbudsinnhenting av mulig arbeide i 2018. Det er usikkert hvorvidt vår kassabeholdning er tilstrekkelig til å reasfaltere alt samtidig.
3 av 3
3.3 Informasjon
Styret har tatt i bruk internett som informasjonsmedium. Huseierlaget har egen internettside (WEBside)og har etablert en Facebook side for hurtig kommunikasjon. Det oppfordres til å bruke WEBsiden og ikke minst Facebook siden. Facebook krever godkjennelse av redaktør. Be om tilgang til Mattisholtet huseierlag. Bruk evt link i headding på dette brev. MELD DERE PÅ FACEBOOK SIDEN. Der får dere raskt nyheter om området vårt
3.4 Dugnader
Det ble arrangert flere mindre dugnader ifm avskigingen av vestre fellesområde. Takk til pensjonistene som deltok.
Hoveddugnaden ble delt opp i to dager for at flest mulig kunne delta. Dagene var 19. og 27. april. Må vel også her kunne si at det var alt for få som kom og bidro med våropprydding.
3.5 Arrangementer
Høstfest ble arrangert høstfest 18. august. Vi som var der hadde det koselig, men det må sies at vi savnet alt for mange. Spørsmålet er vel om en fellessamling best kan gjøres på våren ifm hoveddugnaden på fellesområdene.
Julegrantenning ble avholdt 7. desember med musikk fra Eidsvoll Verk Musikkorps. Ca 30 barn fikk møte nissen.
3.6 Økonomi
Huseierlaget har gjennom vårt medlemskap i Norges velforening valgt å utnytte noen medlemskapsfordeler. Velforbundet har et system som heter STYREWEB. Huseierlaget har lagt alle husstander inn i dette systemet. Selve regnskapet er også lagt inn her. Systemet lager betalingsgiroer og er knyttet til inkassobyrå. I 2017 har vi endret regnskapssystem fra å gå etter kontantprinsippet til transaksjonsprinsippet. Dette innebærer at inntekter bokføres så snart faktura er utstedt.
Det brukes alt for mye tid til å inndrive vår lille kontingent. Betalingen skjer over mange måneder og svært mange må purres. Vi har dette året igangsatt inkasso saker for å inndrive utestående. Dette er ikke moro å gjøre ovenfor naboer og spesielt ikke når det kun gjelder småpenger.
3.7 Vanningsanlegget
Har fungert tilfredsstillende med kun et fåtall av nedetider. Årsaket til de fleste har vært for liten vannstand i Andelva. Anlegget ble avstengt 22. oktober.
Flere kraner må skiftes. Det oppfordres til at brukerne gjør dette i god tid før anlegget settes i gang igjen. Det kan planlegges med at dette gjøres medio april. Kraner kaan ex kjøpes rimelig på Biltema eller Jula.
3.8 Annet
Det er søkt Eidsvoll kommune om å erstatte slitte og falmede veiskilt på feltet. Dette er under behandling. Utskifting vil være avhengig av budsjett og prioritering, er det svaret vi har fått tilbake.
Det er også søkt Eidsvoll kommune om å etablere veisystemet Mattisholtet og Endevegen som en 30 km sone. Kommunen har fremsendt søknaden med anbefaling til Statens vegvesen. Der er saksbehandlertiden svært lang, slik det ikke kan loves noe tidspunkt for vedtak.
Frank Berg
Leder Mattisholtet huseierlag
Side 1 av 2 sider
VEDTEKTER FOR MATTISHOLTET HUSEIERLAG revisjon nr 2 av 2018
Vedtekter for Mattisholtet huseierlag ble vedtatt av generalforsamlingen for AS Eidsvoll Tomteselskap den 15/11-1974 der de gjøres gjeldende for boligområde som tomteselskapet og huseierlaget forestår. Disse er revidert på årsmøtet 25/2-2009 og ved årsmøte 7/3-2018 og gjort gjeldende fra denne dato.
Mattisholtet huseierlag er en sammenslutning av tomt- og huseiere på Mattisholtet boligområde (noen boenheter har adresse med andre veinavn) og har som formål å ivareta medlemmenes felles interesser.
Alle som eier eiendom/hus på Mattisholtet boligområde er obligatorisk medlem av huseierlaget. Nye medlemmer fra tilstøtende områder kan innlemmes etter forespørsel og besluttet av årsmøtet. Alle medlemmer er forpliktet til å betale kontingent til huseierlaget. Medlemmet har ingen rettigheter før denne er betalt. Ved uteblivelse av betaling kommer inkassolovens bestemmelser til anvendelse.
Medlem plikter å melde eierskifte og endring av adresse til styret. Medlem plikter ved salg av bolig å opplyse om medlemskapet i huseierlaget.
Styret velges av årsmøtet.
Styret:
består av leder, nestleder, sekretær, kasserer
Leder for vanningskomiteen og to vararepresentanter kan møte i styret ved behov, men har ikke stemmerett dersom de ikke erstatter styremedlem.
er beslutningsdyktig når leder eller nestleder og minst to andre medlemmer av styret er til stede.
Ved avstemning gjelder simpelt flertall. Styreleder har dobbeltstemme.
sammenkalles når leder bestemmer eller når minst to av styrets medlemmer krever det. Det skal føres protokoll over styremøtene.
Den øverste myndighet i huseierlaget er årsmøtet som avholdes minst en gang i året innen 31. mars. Innkallingen til årsmøtet skal sendes til alle medlemmene senest 3 uker før og inneholde dagsorden, årsberetning, regnskap og budsjett.
Årsregnskap, valgkomiteens innstilling og revisjonsberetning bør være tilgjengelig og evt ligge på hjemmesiden senest en uke før årsmøte. Det skal i innkallingen opplyses om at fristen for innkomne forslag er 2 uker før årsmøtet avholdes. Innkommende forslag bør publiseres på hjemmesiden senest 1 uke før årsmøtet.
Årsmøtet velger styre og trekker opp hovedlinjene for huseierlagets virksomhet.
Styret, komiteer og tillitsvalgte velges normalt for 2 år. Årsmøtet skal tilstrebe mest mulig kontinuitet og kan ved særlig behov velge medlemmer for andre perioder.
På årsmøtet velges også 2 revisor, 2 medlemmer til valgkomite og en vanningskomite med tre medlemmer. Øvrige komiteer velges ved behov.
Kun medlemmer har møte- og stemmerett med en stemme pr husstand. Stemmerett gjelder ved personlig fremmøte eller ved vara med skriftlig, dokumentert fullmakt.
Saker på årsmøtet vedtas med simpelt flertall. Vedtektsendringer kan kun skje på årsmøtet eller ekstraordinært årsmøte og må vedtas med 2/3 flertall av de fremmøtte. Styreleder har dobbeltstemme
Årsmøtet fastsetter huseierlagets medlemskontingent
Ekstraordinært årsmøte eller allmøte skal avholdes når styret eller minst 1/3 av medlemmene krever
Side 2 av 2 sider
dette. Ekstraordinært årsmøte/allmøte innkalles med minst to ukers varsel sammen med angivelse av de saker som skal behandles. For møte- og stemmerett gjelder samme regler som for ordinært årsmøte.
Alle medlemmer har ansvar for å bidra etter evne til at miljøet i boligområdet er godt og trivelig for alle. Dette innbefatter å unngå forsøpling og sjenerende støy i urimelig omfang og tider.
Parkering skal skje i henhold til gjeldene bestemmelser. Parkering på fellesarealer skal være midlertidige. Lengre tids parkering på fellesområder skal godkjennes skriftlig av styret, være begrenset i tid og bør være akseptert av grenseliggende naboer.
Medlemmene av huseierlaget eier fellesareal (friområde og veier) som er overført fra Eidsvoll kommune, der alle medlemmer har ansvar for en ideell andel i overensstemmelse med Eidsvoll tomteselskaps (Eidsvoll formannskaps.) vedtak i opprinnelige vedtekter av 15/11-1974. Alle oppfordres til å stille på dugnader.
Huseierlaget kan ikke oppløses uten at det godkjennes av tomteselskapets generalforsamling[1]. (Eidsvoll Formannskap)
Godkjent av årsmøte i Mattisholtet huseierlag dato 7. mars 2018
[1] Ref vedtekter for Mattisholtet huseierlag paragraf 8, vedtatt av Eidsvoll Tomteselskap (Eidsvoll formannskap) 15/11-1974, som er grunnlaget for etablering av huseierlaget.